Japanese Performance Review and One-to-One Phrases

A strong Japanese performance review starts with この期間の成果と、次の期間の目標について確認したいです — “I would like to review this period's results and the next period's goals.”

Use evidence and future actions. Do not let vague praise or criticism end without examples, criteria, ownership and a follow-up date.

Key takeaways

• Prepare three outcomes with evidence.
• Separate team result from personal contribution.
• Ask for one specific example behind each major criticism.
• Confirm rating criteria and decision-maker.
• Convert feedback into measurable goals.
• Ask what support, authority or resources are available.
• Discuss promotion and salary against written criteria.
• Send a factual summary after the meeting.

In this guide: vocabulary | achievements | feedback | goals | rating | disagreement | scripts | practice

Essential performance review vocabulary

Use the company's exact rating and grade terms.

Opening the review

本日は、成果、課題、今後の目標について確認したいです。
Honjitsu wa, seika, kadai, kongo no mokuhyou ni tsuite kakunin shitai desu.

最初に私から振り返りを共有してもよろしいですか。
Saisho ni watashi kara furikaeri o kyouyuu shite mo yoroshii desu ka.

評価の流れと、今日決定する事項を教えてください。
Hyouka no nagare to, kyou kettei suru jikou o oshiete kudasai.

This clarifies whether the meeting decides a rating, gathers input or discusses development only.

Presenting achievements

Use four parts:

1. Objective.
2. Action.
3. Measurable result.
4. Business/user impact.

Example:

顧客対応の遅れを改善するため、問い合わせ分類と担当振り分けを自動化しました。その結果、平均回答時間を30%短縮し、未対応件数を半減しました。設計と導入を担当し、チームと運用ルールを整備しました。

Shorter phrases:

目標を予定より2週間早く達成しました。
Mokuhyou o yotei yori nishuukan hayaku tassei shimashita.

売上だけでなく、解約率も改善しました。
Uriage dake de naku, kaiyakuritsu mo kaizen shimashita.

チームの成果ですが、私は要件整理と進行管理を担当しました。
Chiimu no seika desu ga, watashi wa youken seiri to shinkou kanri o tantou shimashita.

Avoid a task list without outcomes.

Discussing incomplete goals

目標は80%達成しました。未達の理由と対応策を説明します。
Mokuhyou wa hachijuppaasento tassei shimashita. Mitatsu no riyuu to taiousaku o setsumei shimasu.

外部依存の遅れがありましたが、早期のリスク共有が不十分でした。
Gaibu izon no okure ga arimashita ga, souki no risuku kyouyuu ga fujuubun deshita.

次回は、週次でリスクと意思決定事項を共有します。
Jikai wa, shu uji de risuku to ishi kettei jikou o kyouyuu shimasu.

Correct spoken form: shuuji de.

Own what you controlled and distinguish external dependency with evidence.

Asking for actionable feedback

最も改善すべき点は何ですか。
Mottomo kaizen subeki ten wa nan desu ka.

具体的な場面や発言の例を教えてください。
Gutaiteki na bamen ya hatsugen no rei o oshiete kudasai.

期待される行動はどのようなものですか。
Kitai sareru koudou wa dono you na mono desu ka.

改善したと判断する指標は何ですか。
Kaizen shita to handan suru shihyou wa nan desu ka.

続けるべき行動も教えてください。
Tsuzukeru beki koudou mo oshiete kudasai.

Feedback should identify behavior, context, impact and desired alternative—not personality labels alone.

Setting goals and support

次の四半期は、[result] を [number] まで改善します。
Tsugi no shihanki wa, [result] o [number] made kaizen shimasu.

この目標に必要な権限とリソースを確認したいです。
Kono mokuhyou ni hitsuyou na kengen to risoosu o kakunin shitai desu.

優先順位が競合した場合、どちらを優先しますか。
Yuusen jun'i ga kyougou shita baai, dochira o yuusen shimasu ka.

月1回、進捗を確認する面談を設定できますか。
Tsuki ikkai, shinchoku o kakunin suru mendan o settei dekimasu ka.

必要な研修やメンターを相談したいです。
Hitsuyou na kenshuu ya mentaa o soudan shitai desu.

A goal without capacity, authority or priority is not complete.

Workload and scope

現在の業務量では、すべての目標を同じ品質で達成するのは難しいです。
Genzai no gyoumuryou de wa, subete no mokuhyou o onaji hinshitsu de tassei suru no wa muzukashii desu.

優先順位を三つに絞っていただけますか。
Yuusen jun'i o mittsu ni shibotte itadakemasu ka.

新しい責任を追加する場合、どの業務を外しますか。
Atarashii sekinin o tsuika suru baai, dono gyoumu o hazushimasu ka.

Frame capacity as a tradeoff, not refusal.

Career development and training

Performance reviews should include future capability, not only past scores.

今後1年間で、どの能力を伸ばすべきでしょうか。
Kongo ichinenkan de, dono nouryoku o nobasu beki deshou ka.

次の役割を担当するために必要な経験を教えてください。
Tsugi no yakuwari o tantou suru tame ni hitsuyou na keiken o oshiete kudasai.

このプロジェクトでリーダー経験を積むことはできますか。
Kono purojekuto de riidaa keiken o tsumu koto wa dekimasu ka.

研修費用と学習時間について相談したいです。
Kenshuu hiyou to gakushuu jikan ni tsuite soudan shitai desu.

メンターをつけていただくことは可能ですか。
Mentaa o tsukete itadaku koto wa kanou desu ka.

Agree on evidence that the new capability has been demonstrated: a project, presentation, certification, customer outcome or supervised task.

Remote and hybrid work feedback

Remote employees can be judged by visibility rather than results unless expectations are explicit.

リモート勤務でも評価される成果と行動を確認したいです。
Rimooto kinmu demo hyouka sareru seika to koudou o kakunin shitai desu.

出社日数ではなく、成果物と対応時間を指標にできますか。
Shussha nissuu dewa naku, seikabutsu to taiou jikan o shihyou ni dekimasu ka.

情報共有が不足した具体例と、期待される頻度を教えてください。
Jouhou kyouyuu ga fusoku shita gutairei to, kitai sareru hindo o oshiete kudasai.

勤務場所による評価差がないことを確認したいです。
Kinmu basho ni yoru hyouka-sa ga nai koto o kakunin shitai desu.

Document availability windows, response expectations and outcome metrics rather than promising constant online presence.

Monthly one-to-one check-in

Do not wait six months to discover that expectations changed.

Use this agenda:

1. 前回からの成果 — results since last meeting.
2. 進行を妨げていること — blockers.
3. 優先順位の変更 — changed priorities.
4. 必要な意思決定 — decisions needed.
5. フィードバック — feedback in both directions.
6. 次回までの行動 — actions before the next meeting.

Useful close:

今日の決定事項は、優先順位をA、B、Cとし、私が金曜日までに案を提出し、上司が月曜日までに承認する、という理解です。

This cadence turns an annual rating into accumulated evidence and gives both sides time to correct misunderstandings.

Discussing rating, promotion and salary

今回の評価と、その根拠を教えてください。
Konkai no hyouka to, sono konkyo o oshiete kudasai.

次の等級に求められる役割と成果を確認したいです。
Tsugi no toukyuu ni motomerareru yakuwari to seika o kakunin shitai desu.

昇進判断の時期と決定者は誰ですか。
Shoushin handan no jiki to ketteisha wa dare desu ka.

評価結果は昇給にどのように反映されますか。
Hyouka kekka wa shoukyuu ni dono you ni han'ei saremasu ka.

If compensation needs a separate meeting, say:

報酬については、別途面談を設定していただけますか。
Houshuu ni tsuite wa, betto mendan o settei shite itadakemasu ka.

Use Japanese salary negotiation phrases and Japanese promotion interview phrases.

Disagreeing professionally

評価の根拠を確認させてください。私の記録と異なる点があります。
Hyouka no konkyo o kakunin sasete kudasai. Watashi no kiroku to kotonaru ten ga arimasu.

この項目について、具体的な事例と期間を示していただけますか。
Kono koumoku ni tsuite, gutaiteki na jirei to kikan o shimeshite itadakemasu ka.

私は [evidence] と認識しています。評価に反映されていない理由を教えてください。
Watashi wa [evidence] to ninshiki shite imasu. Hyouka ni han'ei sarete inai riyuu o oshiete kudasai.

異議申立てまたは再確認の手続きを教えてください。
Igi moushitate matawa saikakunin no tetsuzuki o oshiete kudasai.

Do not sign an inaccurate statement merely to end the meeting. Ask what the signature confirms—receipt, agreement or both.

Bias, harassment and retaliation concerns

Document exact behavior rather than labels:

国籍に関する発言が評価理由として示されました。評価基準との関係を、書面で確認したいです。

相談したことを理由に不利益な扱いを受けないことを確認してください。
Soudan shita koto o riyuu ni furieki na atsukai o ukenai koto o kakunin shite kudasai.

MHLW guidance describes consultation routes for wages, equal treatment, harassment and workplace disputes. Its harassment materials also state employers must create consultation systems and prohibit disadvantageous treatment for seeking consultation in covered cases.

Seek official or legal advice for an actual dispute; this article cannot classify conduct.

Complete review scripts

Strong review

Employee: 今期は、問い合わせ対応時間を30%短縮し、主要案件を予定より2週間早く完了しました。次の等級に必要な成果と、昇進判断の時期を確認したいです。
Manager: リーダーシップ経験が不足しています。
Employee: 具体的に期待される行動と、担当できる機会を教えてください。3か月後に進捗を確認できますか。

Critical feedback

Manager: コミュニケーションが弱いです。
Employee: 改善したいです。具体的な場面、影響、期待される行動を一つずつ教えてください。改善を判断する指標と次回確認日も合意したいです。

Rating disagreement

Employee: 評価の根拠を確認させてください。期限遅延とありますが、承認待ち期間を除くと計画内でした。関連する記録を共有します。再確認の手続きを教えてください。

Written follow-up template

件名：本日の評価面談の確認

本日は面談ありがとうございました。以下のとおり理解しています。

• 成果: [results]
• 改善点: [behavior/example]
• 次期目標: [metric/deadline]
• 会社・上司の支援: [resource/authority]
• 未解決事項: [rating disagreement]
• 次回確認日: [date]

認識に相違があれば、[date] までにご連絡ください。

Keep the message factual and store it according to company policy.

Practice plan

1. Present three results in 90 seconds.
2. Ask for an example behind vague feedback.
3. Negotiate one goal and one resource.
4. Disagree with one rating using evidence.
5. Close with actions and review date.

Practise a performance review, repeat a critical-feedback meeting, and try a rating disagreement using fictional company data.

Build supporting skills with Japanese speaking practice with AI, how to practice speaking Japanese alone, Japanese shadowing practice, and a 30-minute Japanese study routine.

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Final checklist

Confirm:

• Results and evidence.
• Personal contribution.
• Improvement examples.
• Rating and criteria.
• Goals, metrics and deadlines.
• Resources and authority.
• Promotion/pay process.
• Disagreement procedure.
• Next check-in date.

End with:

合意した目標、支援、次回確認日をメールで共有します。
Goui shita mokuhyou, shien, jikai kakuninbi o meeru de kyouyuu shimasu.

How we researched

We checked MHLW working-condition and consultation guidance, official workplace-harassment materials, Houterasu workplace information, Tokyo's Foreign Worker's Handbook and Tokyo Career Guide on 22 October 2026.

This article provides communication practice, not employment, discrimination or legal advice. Actual evaluation disputes require company policy and fact-specific professional or official review.

Sources

• MHLW working conditions guide
• MHLW work consultation contacts
• MHLW power-harassment guidance
• Houterasu workplace and labor FAQ
• Tokyo Foreign Worker's Handbook
• Tokyo Career Guide workplace FAQ

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