Japanese Client Meeting Phrases for Professionals

A professional Japanese client meeting should make purpose, constraints, decisions and next actions clear. Keigo supports the relationship, but it cannot replace discovery, evidence or accurate written follow-up.

Use the phrases below as functions, not a script. Adapt names, products, authority and certainty to the real situation.

Key takeaways

• Send purpose and agenda before the meeting.
• Confirm time and decision needed.
• Ask discovery questions before proposing.
• Clarify terms, numbers and authority.
• Disagree by acknowledging, explaining and offering options.
• Separate confirmed facts from assumptions.
• Summarize owner and deadline.
• Follow up in writing without exposing confidential data.

In this guide: before · opening · discovery · clarification · disagreement · scope · closing · research

Before the meeting

Send:

• Purpose.
• Agenda.
• Participants and roles.
• Expected decision.
• Pre-read or data.
• Time and platform/location.

Useful email phrases:

• 〇〇についてご相談したく、打ち合わせをお願いできますでしょうか。
• 当日の議題は以下の三点を予定しております。
• 事前に資料をご確認いただけますと幸いです。
• 当日は〇〇についてご判断いただければと考えております。

Do not attach confidential material to an unverified address. Name files and versions clearly.

Use the Japanese office-job guide and interview keigo guide for tone foundations.

Opening the meeting

Thank and start

• 本日はお時間をいただき、ありがとうございます。
• それでは、始めさせていただきます。

State purpose

• 本日は、〇〇についてご相談できればと考えております。
• 本日の目的は、〇〇の方針を決定することです。

Confirm agenda and time

• まず現状を確認し、その後、二つの案をご説明します。
• 本日は60分を予定しておりますが、よろしいでしょうか。
• 追加したい議題はございますか。

A clear agenda gives participants permission to redirect an off-topic discussion.

Introductions and roles

• 〇〇を担当しております、△△です。
• 本日は技術担当の〇〇も同席しております。
• 価格については私が、契約については〇〇が回答いたします。

State authority boundaries early. Do not imply you can approve price, legal terms or delivery when you cannot.

For technical meetings, review Japanese engineering-job language; for commercial meetings, review Japanese sales-job language.

Discovery questions

Current situation

• 現在、どのような方法で対応されていますか。
• 最も時間がかかっている部分はどこでしょうか。
• この課題は、どのくらいの頻度で発生しますか。

Impact

• 業務やお客様には、どのような影響がありますか。
• 現在のコストや工数を教えていただけますか。
• 改善しない場合、どのようなリスクがありますか。

Priority and decision

• 今回、最も重視される点は何でしょうか。
• ご判断に必要な情報は何でしょうか。
• 最終的なご決定には、どなたが関わりますか。
• いつまでに決定する必要がありますか。

Do not ask five questions without acknowledging answers. Summarize what you learned.

Clarification and confirmation

Clarify a term

• ここでいう〇〇は、△△を意味しますか。
• 〇〇の範囲について、もう少し詳しく教えていただけますか。

Confirm understanding

• 私の理解では、〇〇が最優先ということですが、合っていますでしょうか。
• つまり、△△までに□□が必要という理解でよろしいでしょうか。

Confirm a number

• 念のため、数量は1,500件で間違いないでしょうか。
• 金額は税別でしょうか、税込みでしょうか。
• 日付は日本時間の10月30日ということでよろしいでしょうか。

Critical numbers should be repeated and written.

Use Japanese phone-call phrases and Japanese customer-support language for repair patterns.

Presenting an option

Use structure:

1. Customer requirement.
2. Proposed option.
3. Benefit/evidence.
4. Constraint/risk.
5. Decision requested.

Phrases:

• ご要望を踏まえ、二つの案をご用意しました。
• 第一案の利点は〇〇です。一方、△△という制約があります。
• 過去の事例では、〇〇という結果が出ています。
• 本日は、どちらの方向で詳細化するかご相談したいです。

Do not present an estimate as a guarantee. Label assumptions.

Polite disagreement and risk

Acknowledge

• ご意見の趣旨は理解しております。
• 〇〇を重視される点は、私どもも同じです。

State concern

• 一方で、現状の条件では△△のリスクがあります。
• その日程ですと、品質確認の期間が十分に取れない可能性があります。
• 現時点では、その機能をお約束することができません。

Offer options

• 範囲を〇〇に限定すれば、日程内で対応可能です。
• 二段階で導入する案はいかがでしょうか。
• まず検証を行い、その結果を基に判断する方法もあります。

Respect does not require hiding a material risk.

Handling an unknown answer

• 申し訳ありません。その点は、この場で正確に回答できません。
• 担当部署に確認し、本日17時までに回答いたします。
• 現時点で確認できているのは〇〇までです。

Record the question, owner and promised time. Never invent an answer to preserve face.

Scope, price and deadline

Scope

• 今回の対象範囲は〇〇までです。
• △△は追加対応となります。
• 成果物に含まれない項目を確認させてください。

Price

• お見積りは〇〇を前提としています。
• 仕様変更の場合、費用を再計算する必要があります。
• 値引きではなく、範囲を調整する案もご提案できます。

Deadline

• 現在の範囲であれば、〇月〇日に納品可能です。
• お客様から〇日までにデータをいただくことが前提です。
• 遅延リスクが発生した場合は、〇〇の時点でご連絡します。

Use business Japanese conversation practice and Japanese meeting phrases.

Handling a complaint

Use four steps:

1. Acknowledge impact.
2. Confirm facts.
3. State immediate action.
4. Give next update time.

Phrases:

• ご不便をおかけし、申し訳ございません。
• 現在、〇〇という状況を確認しております。
• まず影響を止めるため、△△を実施します。
• 次回は15時までに進捗をご報告します。

Do not admit an unconfirmed cause or promise compensation beyond authority. Use Japanese customer-service phrases.

Managing silence and indirect feedback

Do not assume silence means agreement. Ask:

• ここまでで、ご懸念はございますか。
• 特に確認したい点はございますか。
• この方向で検討を進めてもよろしいでしょうか。

Likewise, phrases such as "検討します" can mean genuine consideration or polite deferral. Confirm the next action and date rather than decoding tone alone.

Stakeholders and decision authority

Before requesting approval, identify who recommends, who evaluates, who controls budget and who signs. The most senior attendee is not always the operational owner, and the daily contact may not have authority to change price or contract terms.

Useful questions include:

• この件の最終的なご判断は、どなたがされますか。
• 技術面と費用面は、それぞれどなたに確認すればよろしいでしょうか。
• 稟議に必要な資料を教えていただけますか。

Record roles in the meeting notes. Do not pressure a contact to approve something outside their authority. If a new stakeholder appears late, summarize previous assumptions and invite correction before treating the old plan as accepted.

The Japanese office-job guide provides more internal coordination context.

Negotiation without accidental commitment

Use conditional language when approval is pending:

• 社内確認を前提に、〇〇の方向で検討します。
• 現時点では概算ですが、〇〇円から△△円を想定しています。
• 正式なお見積りは、仕様確定後に提出します。
• この場では確約できないため、〇日までに回答します。

Distinguish estimate, proposal, agreement and signed contract. Repeat whether price includes tax, shipping, support and change requests. Confirm currency and payment schedule. A polite nod or "wakarmashita" can acknowledge hearing without accepting all commercial terms.

Sales professionals should review Japanese sales-job language; support teams should review Japanese customer-support language.

Virtual client meeting controls

For online meetings, confirm the link, timezone, recording policy and screen-sharing material. Close private messages and notifications before sharing. Open only the approved file and check whether comments, hidden sheets or customer names are visible.

At the start, identify audio problems immediately:

• 音声が少し途切れているようです。
• 画面共有は見えていますでしょうか。
• 接続が不安定なため、聞こえなかった場合は確認させてください。

If the connection fails during a decision, restate the decision after reconnecting. Do not assume every participant heard the same sentence.

Cross-cultural clarification

Avoid reducing every communication difference to "Japanese culture." Ask what the company and participants actually expect. Some teams decide directly in meetings; others collect views and approve later. Some clients prefer detailed pre-reads; others want a short executive summary.

State your own process explicitly: how changes are approved, which language controls the contract, how feedback is consolidated and what counts as acceptance. When interpreting through another person, speak in manageable segments and address the client rather than the interpreter.

Use interpreter/translator job language when multilingual meetings are frequent.

Decision log after the meeting

Maintain one source of truth with date, decision, rationale, owner, deadline and approval status. Mark proposed items separately from approved items. If the client corrects the minutes, update the log and preserve the change history.

A useful follow-up says what happens if no response arrives, but only when that rule was agreed in advance. For example, "we will pause implementation" is safer than silently treating no reply as approval. Link every task to the agreed scope or change request so later teams do not rely on memory.

Closing and next actions

Summarize:

• 本日の決定事項は二点です。
• 当社は〇日までに見積書を送付します。
• 御社には△△をご確認いただきます。
• 未決事項は〇〇で、次回会議で決定します。
• 次回は〇月〇日14時でよろしいでしょうか。

Then close:

• 本日はありがとうございました。議事メモを本日中にお送りします。
• 引き続き、よろしくお願いいたします。

Follow-up email structure

1. Thanks.
2. Meeting purpose/date.
3. Decisions.
4. Action items with owner/deadline.
5. Open questions.
6. Next meeting.
7. Request corrections.

Invite correction:

認識に相違がございましたら、〇日までにお知らせください。

Do not use silence as legal acceptance where formal approval is required.

Meeting notes table

This simple table prevents polite but ambiguous endings.

A ten-day practice plan

1. Opening and agenda.
2. Discovery questions.
3. Clarification and numbers.
4. Option presentation.
5. Disagreement and risk.
6. Unknown answer and follow-up.
7. Price/scope/deadline.
8. Complaint.
9. Closing and minutes.
10. Full client simulation.

Use Japanese shadowing practice and a 30-minute daily routine.

Start a free Japanese client meeting and ask for unexpected objections.

Try another free meeting role-play focused on scope and deadline.

Practice Japanese speaking free until summary and clarification are automatic.

Common mistakes

For interpreters supporting meetings, review interpreter/translator job language.

Final client-meeting checklist

• Purpose, agenda and decision.
• Correct attendees and authority.
• Discovery questions.
• Clarified terms and numbers.
• Options with assumptions and risks.
• Polite disagreement phrases.
• Unknown-answer follow-up process.
• Written action items.
• Confidential data protected.
• Next meeting confirmed.

How we researched

We reviewed Agency for Cultural Affairs guidance on requests, TPO and honorific language, JETRO professional-business resources and official employment guidance on 22 October 2026.

Phrases are functional models; contract, authority and industry requirements remain organization-specific.

Always confirm material commitments in writing.

Sources

• Agency for Cultural Affairs: requests and keigo TPO
• Agency for Cultural Affairs: keigo guidelines
• JETRO Open for Professionals
• MHLW foreigner employment service centers
• Study in Japan recruitment guidance

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