Japanese Phrases for a Parent-Teacher Meeting

At a Japanese parent-teacher meeting, open with 本日はお時間をいただき、ありがとうございます (honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatou gozaimasu). Then ask about strengths, difficulties, social life and a concrete next step.

The goal is not to use perfect keigo. It is to exchange accurate information about the child and leave with responsibilities and a follow-up date.

Write your three most important questions beforehand so a short appointment does not end before the central concern is discussed.

Key takeaways

• Confirm whether the child attends the meeting.
• Send interpreter or accessibility requests early.
• Ask for examples, not only good or difficult labels.
• Separate academic, social, behavior and health concerns.
• Describe observed facts and changes without blaming.
• Ask what home and school will each do.
• Confirm the next review date in writing.
• Use official education consultation when a serious issue remains unresolved.

In this guide: vocabulary | opening | progress | social | bullying | support | scripts | practice

Essential school meeting vocabulary

School terminology varies by age and municipality. Use the wording on the meeting notice.

Before the meeting

Ask:

面談は何分くらいですか。
Mendan wa nanpun kurai desu ka.
About how long is the meeting?

子どもも参加しますか。
Kodomo mo sanka shimasu ka.
Will my child also attend?

英語の通訳を手配していただくことは可能ですか。
Eigo no tsuuyaku o tehai shite itadaku koto wa kanou desu ka.

事前に準備する資料はありますか。
Jizen ni junbi suru shiryou wa arimasu ka.

Send these questions early. Interpreter support is not automatic and local programs differ.

MEXT provides multilingual guides to Japanese school enrollment and life. Tokyo's education consultation center also provides interpreter-supported consultation in several languages and English services for specified consultations.

Opening the meeting

Polite opening:

本日はお時間をいただき、ありがとうございます。
Honjitsu wa ojikan o itadaki, arigatou gozaimasu.

学校での様子を詳しく伺いたいです。
Gakkou de no yousu o kuwashiku ukagaitai desu.
I would like to hear in detail how things are at school.

Set priorities:

今日は、学習面と友人関係について相談したいです。
Kyou wa, gakushuu-men to yuujin kankei ni tsuite soudan shitai desu.

If language is difficult:

簡単な日本語で、少しゆっくり話していただけますか。
Kantan na nihongo de, sukoshi yukkuri hanashite itadakemasu ka.

大切な点は書いていただけると助かります。
Taisetsu na ten wa kaite itadakeru to tasukarimasu.

Asking about academic progress

Avoid only asking Is my child doing well? Ask for evidence.

学習の進み具合はどうですか。
Gakushuu no susumiguai wa dou desu ka.

得意な教科と、支援が必要な教科を教えてください。
Tokui na kyouka to, shien ga hitsuyou na kyouka o oshiete kudasai.

授業中、自分から質問できていますか。
Jugyouchuu, jibun kara shitsumon dekite imasu ka.

最近の課題で、特に難しかったものは何ですか。
Saikin no kadai de, toku ni muzukashikatta mono wa nan desu ka.

評価の基準を説明していただけますか。
Hyouka no kijun o setsumei shite itadakemasu ka.

家庭では、どのように復習するとよいでしょうか。
Katei de wa, dono you ni fukushuu suru to yoi deshou ka.

Ask the teacher to show one recent example when possible.

Japanese-language support

For a child learning Japanese:

日本語の理解について、どのような支援を受けていますか。
Nihongo no rikai ni tsuite, dono you na shien o ukete imasu ka.

授業内容は理解できていますか。それとも日本語が壁になっていますか。
Jugyou naiyou wa rikai dekite imasu ka. Soretomo nihongo ga kabe ni natte imasu ka.

日本語指導の担当者と相談することはできますか。
Nihongo shidou no tantousha to soudan suru koto wa dekimasu ka.

母語で理解を確認する方法はありますか。
Bogo de rikai o kakunin suru houhou wa arimasu ka.

Distinguish knowledge from language access. A child may understand the subject but struggle to show it in Japanese.

Friends, behavior and school life

休み時間は誰と過ごしていますか。
Yasumi jikan wa dare to sugoshite imasu ka.

友達と問題なく過ごせていますか。
Tomodachi to mondai naku sugosete imasu ka.

最近、元気がない様子はありますか。
Saikin, genki ga nai yousu wa arimasu ka.

授業中に集中できていますか。
Jugyouchuu ni shuuchuu dekite imasu ka.

学校で困ったとき、誰に相談していますか。
Gakkou de komatta toki, dare ni soudan shite imasu ka.

家庭ではこのような変化がありました。
Katei de wa kono you na henka ga arimashita.

Describe sleep, mood, appetite or attendance changes factually and only when relevant.

Raising bullying or absence concerns

Use concern language, dates and examples:

子どもがいじめを受けている可能性があると心配しています。
Kodomo ga ijime o ukete iru kanousei ga aru to shinpai shite imasu.

10月15日に、クラスメートからこのように言われたと話しています。
Juugatsu juugo-nichi ni, kurasumeeto kara kono you ni iwareta to hanashite imasu.

最近、学校に行きたくないと言うことが増えました。
Saikin, gakkou ni ikitakunai to iu koto ga fuemashita.

学校で事実を確認していただけますか。
Gakkou de jijitsu o kakunin shite itadakemasu ka.

安全を確保するため、どのような対応を取りますか。
Anzen o kakuho suru tame, dono you na taiou o torimasu ka.

いつまでに結果をご連絡いただけますか。
Itsu made ni kekka o gorenraku itadakemasu ka.

For immediate danger, prioritize the child's safety and appropriate emergency or child-protection channels. A language article cannot assess urgency.

Tokyo's education consultation center accepts consultations about bullying, absenteeism, development and school pathways. Local boards and services differ.

Discussing homework and routines

宿題に毎日どのくらい時間をかけるのが目安ですか。
Shukudai ni mainichi dono kurai jikan o kakeru no ga meyasu desu ka.

宿題の提出を忘れることがあります。学校ではどのように確認していますか。
Shukudai no teishutsu o wasureru koto ga arimasu. Gakkou de wa dono you ni kakunin shite imasu ka.

家庭でできる具体的なサポートを三つ教えてください。
Katei de dekiru gutaiteki na sapooto o mittsu oshiete kudasai.

Do not agree to a plan that nobody can maintain. Choose one or two actions and a review date.

Agreeing on support and next steps

学校では、どのような支援が可能ですか。
Gakkou de wa, dono you na shien ga kanou desu ka.

家庭では、毎日10分復習します。学校では進み具合を確認していただけますか。
Katei de wa, mainichi juppun fukushuu shimasu. Gakkou de wa susumiguai o kakunin shite itadakemasu ka.

担当する先生はどなたですか。
Tantou suru sensei wa donata desu ka.

次回はいつ状況を確認しますか。
Jikai wa itsu joukyou o kakunin shimasu ka.

今日決まったことを、書面で共有していただけますか。
Kyou kimatta koto o, shomen de kyouyuu shite itadakemasu ka.

A useful plan names the action, person, deadline and evidence of progress.

Complete meeting scripts

Academic progress

Parent: 本日はありがとうございます。学習の進み具合について伺いたいです。
Teacher: 国語の読解に少し苦労しています。
Parent: 内容の理解と日本語の理解では、どちらが難しいでしょうか。具体的な課題を見せていただけますか。
Teacher: この作文で語彙が不足しています。
Parent: 家庭では週に三回、短い読書をします。次回はいつ進み具合を確認できますか。

Social concern

Parent: 最近、子どもが学校に行きたくないと言っています。友人関係で変化はありますか。
Teacher: 休み時間に一人でいることがあります。
Parent: いつ頃からでしょうか。学校で様子を確認し、来週までに共有していただけますか。
Teacher: わかりました。
Parent: 子どもが困ったときに相談できる先生も教えてください。

Asking for clarification

その言葉の意味を簡単に説明していただけますか。
Could you explain that term simply?

具体的な例を一つ教えてください。
Please give one specific example.

私の理解では、[summary] ということですね。
Watashi no rikai de wa, [summary] to iu koto desu ne.
My understanding is [summary], correct?

通訳の方にも確認してもよろしいですか。
May I also confirm with the interpreter?

Do not let politeness prevent clarification.

If the issue remains unresolved

Ask for:

• A meeting with the principal or responsible staff.
• The local board of education contact.
• School counseling support.
• Interpreter-supported consultation.
• Written record of actions and dates.

Tokyo's official education consultation service says students, guardians and teachers can consult about development, discipline, bullying, absenteeism and future pathways. Its foreign-resident service provides interpreter-supported routes in multiple languages. Other prefectures and cities have different systems.

Practice plan

Step 1: choose three priorities

One academic, one social and one next-step question.

Step 2: practise evidence language

State one date and observed change without accusation.

Step 3: ask for clarification

Request a concrete example and simple Japanese.

Step 4: close with ownership

Confirm what home and school will do, and when progress will be reviewed.

Practise a parent-teacher meeting, repeat it with an interpreter request, and try a bullying-concern scenario using fictional child details.

Use Japanese speaking practice with AI, how to practice speaking Japanese alone, Japanese shadowing practice, and a 30-minute Japanese study routine.

Related communication skills

• Japanese meeting phrases for agenda and follow-up.
• Japanese client meeting phrases for clarification.
• Japanese interview keigo phrases for polite questions.
• Japanese conversation at work for structured discussion.
• Best Japanese apps for work.
• Best free Japanese conversation apps.
• Best apps to learn Japanese speaking.
• JLPT N5 guide for basic school vocabulary.
• JLPT N4 guide for polite requests.
• Busuu Japanese review for structured study.
• Bunpro Japanese review for grammar retrieval.

Final checklist

Before leaving, confirm:

• Strengths and concerns.
• One specific example.
• School support.
• Home action.
• Responsible staff.
• Safety action if relevant.
• Interpreter or translated material.
• Follow-up date and communication channel.

End with:

今日決まった内容を確認できました。引き続きよろしくお願いいたします。
Kyou kimatta naiyou o kakunin dekimashita. Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu.

How we researched

We checked MEXT's multilingual school-start guides, Tokyo Metropolitan Education Consultation Center information, interpreter-supported consultation routes, Tokyo school enrollment guidance and Shinjuku education consultation on 22 October 2026.

School procedures and consultation services differ by municipality. This article provides language practice, not a diagnosis, safeguarding decision or school-policy ruling.

Sources

• MEXT guide for foreign students to start school
• MEXT multilingual school guidebook
• Tokyo Metropolitan Education Consultation Center
• Tokyo interpreter-supported education consultation
• Tokyo public school enrollment guidance
• Shinjuku Education Consultation Office

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