Japanese Hospital Reception Phrases for Patients

At hospital reception, start with 初診です。〇〇の症状で受診したいです (shoshin desu. [Symptom] no shoujou de jushin shitai desu): “This is my first visit, and I want care for [symptom].”

Keep the first explanation short. Reception confirms identity, appointment, department, referral and insurance; clinicians evaluate diagnosis and treatment.

Key takeaways

• State first visit or return visit.
• Give the main symptom and start time.
• Present referral, patient card and insurance eligibility documents.
• Request interpretation before complex consent.
• Ask whether a referral or additional first-visit fee applies.
• Confirm test, department and waiting route.
• Request an itemized receipt and next appointment.
• Use 119 for immediate emergency danger.

In this guide: vocabulary | arrival | symptoms | insurance | language | tests | scripts | urgent

Essential hospital reception vocabulary

Learn the department name only when known; staff can direct uncertain symptoms.

Checking in at reception

Appointment:

今日10時に内科の予約があります。
Kyou juuji ni naika no yoyaku ga arimasu.

First visit:

初診です。予約はありません。
Shoshin desu. Yoyaku wa arimasen.

Return visit:

再診です。診察券を持っています。
Saishin desu. Shinsatsuken o motte imasu.

Referral:

紹介状を持っています。
Shoukaijou o motte imasu.

紹介状がない場合、追加料金がかかりますか。
Shoukaijou ga nai baai, tsuika ryoukin ga kakarimasu ka.

Some advanced-treatment hospitals request referrals and can apply special first-visit billing. Verify with the facility.

Briefly reporting symptoms

Use symptom, duration and urgent indicator:

昨日から高い熱と強い頭痛があります。
Kinou kara takai netsu to tsuyoi zutsuu ga arimasu.

今朝から息が苦しいです。
Kesa kara iki ga kurushii desu.

転んで、右足に体重をかけられません。
Koronde, migiashi ni taijuu o kakeraremasen.

妊娠している可能性があります。
Ninshin shite iru kanousei ga arimasu.

症状が急に悪化しました。
Shoujou ga kyuu ni akka shimashita.

Do not minimize breathing difficulty, chest pain, severe bleeding, neurological symptoms or serious allergic reaction. Tell reception immediately.

Choosing a department

どの診療科を受診すればよいかわかりません。
Dono shinryouka o jushin sureba yoi ka wakarimasen.

この症状を診てもらえる科を案内してください。
Kono shoujou o mite moraeru ka o annai shite kudasai.

Common departments:

• 内科 — internal medicine.
• 外科 — surgery.
• 整形外科 — orthopedics.
• 皮膚科 — dermatology.
• 眼科 — ophthalmology.
• 耳鼻咽喉科 — ENT.
• 小児科 — pediatrics.
• 産婦人科 — obstetrics/gynecology.
• 精神科・心療内科 — psychiatry/psychosomatic medicine.
• 歯科 — dentistry.

If you need a dentist, use Japanese dentist visit phrases.

Forms, medicine and allergies

問診票に英語版はありますか。
Monshinhyou ni eigoban wa arimasu ka.

この薬を現在飲んでいます。
Kono kusuri o genzai nonde imasu.

薬の一覧とお薬手帳を持ってきました。
Kusuri no ichiran to okusuri techou o motte kimashita.

[Medicine/food] にアレルギーがあります。
[Item] ni arerugii ga arimasu.

以前、この薬で重い副作用がありました。
Izen, kono kusuri de omoi fukusayou ga arimashita.

Write medicine names, dose and timing. Do not translate a drug solely from appearance.

Insurance, referral and payment

保険資格を確認してください。
Hoken shikaku o kakunin shite kudasai.

マイナンバーカードが読み取れませんでした。
Mai nanbaa kaado ga yomitoremasen deshita.

資格確認書を持っています。
Shikaku kakuninsho o motte imasu.

保険が適用されない費用はありますか。
Hoken ga tekiyou sarenai hiyou wa arimasu ka.

今日の概算費用を教えていただけますか。
Kyou no gaisan hiyou o oshiete itadakemasu ka.

領収書と診療明細書をお願いします。
Ryoushuusho to shinryou meisai-sho o onegai shimasu.

Use Japanese health insurance phrases for enrollment, eligibility and high-cost-care questions.

Interpreter and language support

Before arrival:

英語の医療通訳を予約できますか。
Eigo no iryou tsuuyaku o yoyaku dekimasu ka.

At reception:

重要な説明と同意のため、医療通訳をお願いしたいです。
Juuyou na setsumei to doui no tame, iryou tsuuyaku o onegai shitai desu.

通訳サービスに費用はかかりますか。
Tsuuyaku saabisu ni hiyou wa kakarimasu ka.

通訳が来るまで、緊急で必要な処置だけ進められますか。
Tsuuyaku ga kuru made, kinkyuu de hitsuyou na shochi dake susumeraremasu ka.

Hospitals use different models: staff interpreters, remote services, devices or required accompanying interpreters. Fees and availability vary.

Navigating tests and waiting

次はどこへ行けばよいですか。
Tsugi wa doko e ikeba yoi desu ka.

この検査は何のためですか。
Kono kensa wa nan no tame desu ka.

検査前に飲食を控える必要がありますか。
Kensa mae ni inshoku o hikaeru hitsuyou ga arimasu ka.

結果は今日わかりますか。
Kekka wa kyou wakarimasu ka.

待ち時間はどのくらいですか。外出してもよいですか。
Machijikan wa dono kurai desu ka. Gaishutsu shite mo yoi desu ka.

Confirm where to return and how your number/name will be called.

Prescriptions and follow-up

処方箋はどこで受け取りますか。
Shohousen wa doko de uketorimasu ka.

薬局は院内ですか、院外ですか。
Yakkyoku wa innai desu ka, ingai desu ka.

次回の予約はいつですか。
Jikai no yoyaku wa itsu desu ka.

受診前に必要な検査や準備はありますか。
Jushin mae ni hitsuyou na kensa ya junbi wa arimasu ka.

どの症状が出たら、すぐ病院へ戻るべきですか。
Dono shoujou ga detara, sugu byouin e modoru beki desu ka.

Ask for written aftercare and emergency contact.

Admission and discharge questions

If admission is possible, ask reception or the ward coordinator:

入院が必要ですか。今日からですか。
Nyuuin ga hitsuyou desu ka. Kyou kara desu ka.

入院手続きに必要な書類と保証人を教えてください。
Nyuuin tetsuzuki ni hitsuyou na shorui to hoshounin o oshiete kudasai.

概算費用と、保証金の有無を確認したいです。
Gaisan hiyou to, hoshoukin no umu o kakunin shitai desu.

面会、持ち物、食事、通訳のルールを教えてください。
Menkai, mochimono, shokuji, tsuuyaku no ruuru o oshiete kudasai.

At discharge:

退院後の薬、食事、運動、受診予定を書いてください。
Taiingo no kusuri, shokuji, undou, jushin yotei o kaite kudasai.

どの症状が出たら、すぐ戻るべきですか。
Dono shoujou ga detara, sugu modoru beki desu ka.

Do not leave until the patient or interpreter can repeat critical instructions accurately.

Medical records and referral to another facility

診療情報提供書を作成していただけますか。
Shinryou jouhou teikyousho o sakusei shite itadakemasu ka.

検査結果と画像のコピーを申請したいです。
Kensa kekka to gazou no kopii o shinsei shitai desu.

英語の診断書は発行できますか。費用と日数を教えてください。
Eigo no shindansho wa hakkou dekimasu ka. Hiyou to nissuu o oshiete kudasai.

転院先への予約は自分で取りますか。
Ten'insaki e no yoyaku wa jibun de torimasu ka.

Hospitals can charge for certificates, copies or international coordination. Confirm scope, language, delivery method and deadline.

Visitors and patients without Japanese public insurance

日本の公的医療保険に加入していません。料金体系を説明してください。
Nihon no kouteki iryou hoken ni kanyuu shite imasen. Ryoukin taikei o setsumei shite kudasai.

海外旅行保険の支払い保証は利用できますか。
Kaigai ryokou hoken no shiharai hoshou wa riyou dekimasu ka.

先に全額を支払い、保険会社へ請求する形ですか。
Saki ni zengaku o shiharai, hoken gaisha e seikyuu suru katachi desu ka.

Some hospitals publish different billing rates or coordination requirements for uninsured international patients. Contact the hospital and insurer directly; a rate from another facility does not apply automatically.

Complete reception scripts

First visit with referral

Patient: 初診です。10時に消化器内科の予約があります。紹介状、保険資格確認書、お薬手帳を持っています。英語の医療通訳も予約しました。
Reception: 問診票を記入してください。
Patient: 英語版はありますか。次にどこで待てばよいかも教えてください。

No appointment

Patient: 予約はありません。昨日から38.5度の熱と強い頭痛があります。どの科を受診すればよいですか。
Reception: まず体温を測り、内科で確認します。
Patient: 薬の一覧があります。保険適用外の費用がある場合は、事前に教えてください。

Eligibility failure

Patient: 転職したばかりで、マイナンバーカードに「資格情報なし」と表示されました。今日の支払いと、資格確認後の精算方法を教えてください。

Urgent and emergency situations

At reception:

息ができません。すぐ助けてください。
Iki ga dekimasen. Sugu tasukete kudasai.

意識がもうろうとしています。
Ishiki ga mourou to shite imasu.

出血が止まりません。
Shukketsu ga tomarimasen.

For immediate emergencies outside a facility, call 119. Give location, what happened, number of patients and callback number.

Tokyo's official medical information service can help locate facilities with foreign-language support, but it is not a substitute for emergency dispatch.

Protecting medical information

At a crowded counter, avoid saying full diagnosis or identifiers louder than necessary.

個人情報なので、こちらに書いてもよいですか。
Kojin jouhou nano de, kochira ni kaite mo yoi desu ka.

家族への情報共有は、私の同意を確認してください。
Kazoku e no jouhou kyouyuu wa, watashi no doui o kakunin shite kudasai.

Do not upload unredacted records, My Number or prescriptions to public AI tools.

Practice plan

1. Give first/return visit, department and appointment.
2. Summarize symptom, start time and urgency in 20 seconds.
3. Practise insurance-reader failure.
4. Request interpretation and written instructions.
5. Navigate test, billing, prescription and follow-up.

Practise a hospital reception visit, repeat an insurance problem, and try an interpreter request using fictional medical details.

Build supporting skills with Japanese speaking practice with AI, how to practice speaking Japanese alone, Japanese shadowing practice, and a 30-minute Japanese study routine.

Related Japanese resources

• Japanese dentist visit phrases.
• Japanese health insurance phrases.
• Japanese daycare phrases for parents.
• Japanese tax office phrases.
• Japanese police and lost property phrases.
• Japanese moving-in procedures.
• Japanese meeting phrases.
• Japanese conversation at work.
• Best Japanese apps for work.
• Best free Japanese conversation apps.
• JLPT N4 guide for practical conditionals.

Final checklist

Confirm:

• Appointment and department.
• First or return visit.
• Main symptom and urgency.
• Referral and records.
• Medicine and allergies.
• Insurance eligibility.
• Interpreter and fee.
• Tests, waiting and payment.
• Prescription and follow-up.

End with:

次の場所、会計、薬、次回予約について確認できました。ありがとうございます。
Tsugi no basho, kaikei, kusuri, jikai yoyaku ni tsuite kakunin dekimashita. Arigatou gozaimasu.

How we researched

We checked Tokyo's official foreign-patient medical information, national medical-facility search guidance, Science Tokyo international support and 2026 university-hospital foreign-patient policies on 22 October 2026.

This article provides language practice, not diagnosis, emergency triage, treatment, insurance or consent advice. Use qualified clinical and interpretation services.

Sources

• Tokyo official HIMAWARI service
• Tokyo official medical portal
• Science Tokyo medical and health care guide
• Science Tokyo international medical support
• Okayama University Hospital foreign-patient policy
• Toho University international outpatient guide

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