Japanese Immigration Office Phrases and Questions

At an immigration consultation, say 在留手続きについて確認したいです (zairyuu tetsuzuki ni tsuite kakunin shitai desu): “I want to confirm a residence procedure.” Then name the application, current status and expiration date.

Use official channels and exact documents. No staff member, adviser or language app can guarantee approval.

Key takeaways

• State the residence procedure precisely.
• Keep residence card, passport and official notice available.
• Give the expiration date before asking timing questions.
• Ask for the exact missing document and deadline.
• Confirm whether translation, original or copy is required.
• Distinguish general information from case examination.
• Record office, staff guidance, date and reference number.
• Never share full passport/residence-card data in public AI practice.

In this guide: vocabulary | consultation | application | documents | status | online | scripts | support

Essential immigration vocabulary

Use the official form title rather than an informal visa label.

Requesting a consultation

Telephone:

在留期間の更新について、一般的な手続きを確認したいです。
Zairyuu kikan no koushin ni tsuite, ippanteki na tetsuzuki o kakunin shitai desu.

英語で相談できますか。
Eigo de soudan dekimasu ka.

この質問はインフォメーションセンターで回答できますか。
Kono shitsumon wa infoomeeshon sentaa de kaitou dekimasu ka.

FRESC reservation:

FRESCで対面相談を予約したいです。通訳をお願いします。
FRESC de taimen soudan o yoyaku shitai desu. Tsuuyaku o onegai shimasu.

The official Immigration Information Center handles general questions by phone, counter and email. FRESC's immigration consultation is reservation-based and not a telephone advice line.

Explaining the application

Extension:

在留期間更新許可申請について確認したいです。
Zairyuu kikan koushin kyoka shinsei ni tsuite kakunin shitai desu.

Change of status:

在留資格変更許可申請を予定しています。
Zairyuu shikaku henkou kyoka shinsei o yotei shite imasu.

Current details:

現在の在留資格は [status] で、在留期限は [date] です。
Genzai no zairyuu shikaku wa [status] de, zairyuu kigen wa [date] desu.

Activity change:

勤務先と職務内容が変わりました。必要な届出を確認したいです。
Kinmusaki to shokumu naiyou ga kawarimashita. Hitsuyou na todokede o kakunin shitai desu.

Family:

家族の在留手続きも同時に確認したいです。
Kazoku no zairyuu tetsuzuki mo douji ni kakunin shitai desu.

Do not choose a status from job title alone; actual activities matter.

Asking about documents

必要書類の最新の一覧を教えてください。
Hitsuyou shorui no saishin no ichiran o oshiete kudasai.

原本とコピーのどちらが必要ですか。
Genpon to kopii no dochira ga hitsuyou desu ka.

外国語の書類に日本語訳を付ける必要がありますか。
Gaikokugo no shorui ni nihongoyaku o tsukeru hitsuyou ga arimasu ka.

翻訳者の氏名と連絡先を記載しますか。
Honyakusha no shimei to renrakusaki o kisai shimasu ka.

発行から何か月以内の書類が必要ですか。
Hakkou kara nankagetsu inai no shorui ga hitsuyou desu ka.

不足している書類名と提出期限を書いてください。
Fusoku shite iru shoruimei to teishutsu kigen o kaite kudasai.

Download forms only from official or explicitly linked sources.

At the counter

本日、申請書を提出したいです。
Honjitsu, shinseisho o teishutsu shitai desu.

予約または整理券は必要ですか。
Yoyaku matawa seiriken wa hitsuyou desu ka.

受付番号を確認させてください。
Uketsuke bangou o kakunin sasete kudasai.

追加資料が必要な場合、どの方法で連絡が来ますか。
Tsuika shiryou ga hitsuyou na baai, dono houhou de renraku ga kimasu ka.

住所や電話番号が変わった場合、どこへ連絡しますか。
Juusho ya denwa bangou ga kawatta baai, doko e renraku shimasu ka.

Keep the receipt/reference and copies of what was submitted.

Pending applications and notifications

申請は現在、審査中です。進捗確認の方法を教えてください。
Shinsei wa genzai, shinsachuu desu. Shinchoku kakunin no houhou o oshiete kudasai.

追加資料の通知を受け取りました。内容を確認したいです。
Tsuika shiryou no tsuuchi o uketorimashita. Naiyou o kakunin shitai desu.

提出期限の延長を相談する窓口はどこですか。
Teishutsu kigen no enchou o soudan suru madoguchi wa doko desu ka.

審査結果や時期を保証できないことは理解しています。必要な手続きだけ確認したいです。

Information centers may not answer case-examination status or predict decisions. Contact the office/department shown on the notice.

Affiliation notification:

所属機関の変更に関する届出が必要か確認したいです。
Shozoku kikan no henkou ni kansuru todokede ga hitsuyou ka kakunin shitai desu.

Use Japanese resignation phrases for employer communication, but verify immigration duties separately.

Online application and fees

オンラインで申請できますか。
Onrain de shinsei dekimasu ka.

利用者登録と必要な電子証明書を教えてください。
Riyousha touroku to hitsuyou na denshi shoumeisho o oshiete kudasai.

オンライン申請後、原本提出は必要ですか。
Onrain shinseigo, genpon teishutsu wa hitsuyou desu ka.

現在の手数料と支払い方法を確認したいです。
Genzai no tesuuryou to shiharai houhou o kakunin shitai desu.

Official guidance notes immigration procedure fees changed in April 2025. Always check the current fee page rather than an old article.

Residence card collection

許可通知を受け取りました。在留カードの受け取りに必要なものは何ですか。
Kyoka tsuuchi o uketorimashita. Zairyuu kaado no uketori ni hitsuyou na mono wa nan desu ka.

代理人による受け取りは可能ですか。
Dairinin ni yoru uketori wa kanou desu ka.

現在のカード、パスポート、受付票を持参します。
Genzai no kaado, pasupooto, uketsukehyou o jisan shimasu.

カードの氏名、在留資格、期限、就労制限を確認します。
Kaado no shimei, zairyuu shikaku, kigen, shuurou seigen o kakunin shimasu.

Report an error before leaving the counter.

Complete immigration scripts

Information Center call

Caller: 在留期間更新許可申請について一般的な手続きを確認したいです。現在の在留資格は [status]、期限は12月31日です。最新の必要書類一覧と、オンライン申請が可能か教えてください。
Staff: 個別の許可見込みは回答できません。
Caller: 承知しています。申請方法、提出先、一般的な必要書類だけ確認したいです。

Missing document

Applicant: 追加資料の通知を受け取りました。この書類の正式名称、発行機関、原本・コピー、翻訳要件、提出期限を確認したいです。取得できない場合の相談先も教えてください。

FRESC consultation

Applicant: 仕事と在留資格の関係について対面相談を予約しました。通訳をお願いしています。事実関係と契約書を準備しました。どの申請を選ぶべきか、一般案内と専門家相談の範囲を分けて確認したいです。

Privacy and fraud safety

Do not send full residence-card, passport or My Number images to unknown contacts.

この連絡は出入国在留管理庁からのものか、公式番号で確認します。
Kono renraku wa Shutsunyuukoku Zairyuu Kanrichou kara no mono ka, koushiki bangou de kakunin shimasu.

提出先の公式ドメインと担当部署を教えてください。
Teishutsusaki no koushiki domein to tantou busho o oshiete kudasai.

Immigration decisions should not be purchased through anyone promising guaranteed approval.

Asking about representatives and professional advice

Do not assume any translator, employer or friend may prepare or submit an immigration application professionally.

代理人または取次者が申請する場合の要件を教えてください。
Dairinin matawa toritsugisha ga shinsei suru baai no youken o oshiete kudasai.

この相談は行政書士、弁護士、または別の専門家に確認すべきですか。
Kono soudan wa gyouseishoshi, bengoshi, matawa betsu no senmonka ni kakunin subeki desu ka.

依頼する前に、資格、費用、業務範囲を書面で確認します。
Irai suru mae ni, shikaku, hiyou, gyoumu hani o shomen de kakunin shimasu.

申請の許可を保証できないことは理解しています。
Shinsei no kyoka o hoshou dekinai koto wa rikai shite imasu.

FRESC includes several government and support organizations. Its FAQ points to Houterasu multilingual legal-information and consultation routes, but the correct service depends on the question. Confirm whether advice is general information, legal consultation or paid representation.

Changes after filing

Tell the responsible office about material changes through the instructed route.

申請後に勤務先、住所、電話番号が変わりました。届出方法を確認したいです。
Shinseigo ni kinmusaki, juusho, denwa bangou ga kawarimashita. Todokede houhou o kakunin shitai desu.

追加資料を自主的に提出する場合、受付番号をどこに記載しますか。
Tsuika shiryou o jishuteki ni teishutsu suru baai, uketsuke bangou o doko ni kisai shimasu ka.

海外へ一時出国する予定があります。審査中の手続きへの影響を確認したいです。
Kaigai e ichiji shukkoku suru yotei ga arimasu. Shinsachuu no tetsuzuki e no eikyou o kakunin shitai desu.

Do not infer that a submitted application automatically permits all planned activity or travel. Ask the official center or qualified adviser about the actual facts.

Official multilingual support

Current Immigration Information Center guidance lists multilingual phone support for general immigration/residence questions. The official number in Japan is 0570-013904; IP/overseas calls use 03-5796-7112, with weekday hours published on the current page.

FRESC's Tokyo immigration consultation offers reserved face-to-face consultation, can be anonymous and can arrange interpretation. It explicitly directs telephone immigration questions to the Information Center.

Hours, languages, locations and numbers can change. Verify on the official page immediately before contact.

Practice plan

1. State current status and expiration date.
2. Name one procedure precisely.
3. Ask for documents, originals, translation and deadline.
4. Practise an additional-document notice.
5. Separate general guidance from case outcome.

Practise an immigration consultation, repeat a missing-document scenario, and try a pending-application call using fictional identifiers.

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• JLPT N3 guide for administrative comprehension.

Final checklist

Confirm:

• Correct procedure and current status.
• Expiration date.
• Official form/source.
• Required documents and translations.
• Originals/copies and document age.
• Submission method and fee.
• Reference number.
• Additional-document contact/deadline.
• Collection and card details.

End with:

手続き、必要書類、提出方法、期限を確認できました。ありがとうございます。
Tetsuzuki, hitsuyou shorui, teishutsu houhou, kigen o kakunin dekimashita. Arigatou gozaimasu.

How we researched

We checked Immigration Services Agency Information Center, FRESC FAQs and consultation materials, current entry/residence procedure guidance and multilingual support notices on 22 October 2026.

This article provides language practice and general official navigation, not immigration or legal advice. Eligibility, evidence and outcomes require case-specific official or qualified review.

Sources

• Immigration Information Center official page
• FRESC official FAQ
• Official FRESC immigration consultation guide
• Immigration procedures for entry and residence
• Immigration Services Agency support message
• Immigration Services Agency newcomer guidance
• Houterasu English legal information

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